Consejos para un cobro de morosos efectivo en tu negocio
Para las empresas, especialmente para las medianas y pequeñas, la morosidad se ha convertido en un problema grave, que incluso puede generarles problemas de liquidez, que en algunos casos conllevan al cese de actividades.
RECLAMAR DEUDA O FACTURA IMPAGADA
Tarifas para cobrar una sóla deuda - Tarifa plana para cobrar varias deudas
Por ello además de tener productos o servicios de buena calidad, excelente atención y una aceptable cartera de clientes las empresas necesitan de una adecuada gestión de cobros.
Los altos índices de morosidad amenazan la estabilidad económica de cualquier empresa, se estima que un 30% de las Pymes en España se ven seriamente afectadas por este problema, y esperan hasta más de 100 días para entregar las facturas de deudas impagadas a empresas de recobro.
No obstante, antes de llegar a tener que utilizar los servicios de empresas especializadas en recobro, ¿Qué medidas pueden tomar las empresas para hacer frente a este problema?, en el presente post dejamos una serie de consejos que ayudarán a minimizar los niveles de morosidad y servirán para reducir pagos retrasados e impagos, lo que permitirá a la empresa resolver sus problemas de liquidez.
Índice del artículo
5) Establecer límite de riesgo
8) Provisión y condiciones de venta
11) Gestión de cobro proactiva
Indicar siempre la fecha de vencimiento en la factura
Un situación que sucede muy a menudo es que no se realizan las facturas de forma adecuada, una situación que afecta mayormente a los autónomos y Pymes, ya que por lo general no colocan la fecha de vencimiento de la factura, al no tener la fecha de vencimiento, la ley establece un periodo de 60 días para su cobro, contados desde el momento que el cliente recibe los productos o el servicio; además se debe considerar:
No se debe establecer plazos de pago superiores a 60 días, ya que estos contravienen lo dispuesto en la Norma 6.3 del Código Civil y pueden ser considerados como nulos.
RECLAMAR DEUDA O FACTURA IMPAGADA
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En caso de producirse exceso, abuso o engaño, el límite legal para el pago de de una deuda será de 60 días.
Excepcionalmente, en procedimientos de aceptación o comprobación de dudas a través de empresas de cobro o crédito y caución el proceso podría extenderse a un tiempo máximo de 90 días.
Cabe destacar que al no colocar la fecha de vencimiento de la factura, a pesar de existir un acuerdo o pacto, el periodo de pago, de acuerdo a la ley, es de 60 días, contados desde el momento de la entrega de los productos o bienes, o la realización del servicio. En este periodo no es posible interponer una acción contra el cliente (empresa o autónomo).
Forzar las ventas puede generar impagos y un mayor cobro de morosos
De acuerdo a los expertos en las temporadas de promociones , cuando se produce una mayor presión para vender, las empresas tienden a tener una mayor cantidad de impagos, en estas épocas de promociones las ventas son a crédito o con pagos al momento de la entrega de los productos o la realización del servicio; muchas veces se tiende a forzar las ventas, sin hacer la debida comprobación del cliente.
Una máxima muy conocida en las ventas a crédito es “A mayor presión por vender, habrá más impagos”, más aún cuando la empresa debe adelantar dinero a sus proveedores, sin embargo no logra recuperar este dinero con las ventas a sus clientes. Esta situación puede generar altos niveles de impagos que afecten seriamente la liquidez de la empresa.
Por supuesto que toda empresa quiere tener una mayor volumen de ventas y la época de promociones en un momento oportuno para ello, no obstante, es importante revisar el perfil de cada nuevo cliente y valorar su capacidad de pago antes de realizar cualquier transacción, esto permite minimizar la posibilidad de que la empresa genere un mayor volumen de cobro de morosos e impagos.
Estudiar el perfil de cada nuevo cliente y valorar su capacidad de pago
Puede parecer un poco raro que los proveedores deben estudiar al perfil de sus posibles clientes, pero es algo normal que se hace a nivel comercial en diversos países, se trata de revisar su perfil y valorar su capacidad de pago para estar seguros de que podrá asumir el pago de los productos o servicios que la empresa le suministrará.
Actualmente hay una gran variedad de sitios web que se dedican a hacer informes de riesgo de empresa a un costo asequible.
Otra vía es solicitar al nuevo cliente un informe jurídico en el cual figura el estado actual de dicha empresa, hay que considerar que existen empresas fantasmas que no están inscritas en el Registro Mercantil o han sido constituidas de forma ilegal.
Cuando se trata de nuevos clientes, se recomienda verificar sus ratios de liquidez y endeudamiento, además es importante ver si aparecen en los ficheros de morosidad.
Cabe mencionar que estos estudios son bastante sencillos y se realizan con rapidez, además siempre van a resultar mucho más económicos que una deuda impagada, que muchas veces implica altos costos en el cobro de morosos y el recobro de deudas.
Solicitar referencias de los clientes a otros proveedores
Una forma de estudiar el perfil del cliente y conocer sus hábitos de pago es solicitar referencias suyas a otros proveedores que lo tengan en su cartera de clientes y que no estén en el mismo nicho de mercado de la empresa.
El historial de pagos de un cliente a otros proveedores es una información de gran importancia para predecir su posible comportamiento en relación a los pagos de facturas y compromisos. También es importante estudiar si han sido incluidos en algunos de los ficheros de morosidad.
Empresas de reciente creación
Cuando las empresas son de reciente creación, no hay datos que permitan realizar un informe para estudiar su perfil, por lo que generan un mayor riesgo de impago, además hay que considerar que España cerca del 50% de la empresas que se constituyen tienen una vida menor a los 4 años.
Por ello representa un alto nivel de riesgo ofrecer créditos o dar productos con plazos de pago a empresas de reciente constitución, la forma más idónea es trabajar con pagos al momento de la facturación o entrega, para ir evaluando la empresa y su evolución, luego de un tiempo se puede ir avanzando en los plazos de pago de las facturas y evitar el cobro de morosos si es posible.
Definir un límite de riesgo para cada cliente
Un método adecuado para minimizar los impagos , asociado al análisis del perfil del cliente, es definir su nivel de riesgo, para ello se estudian su estabilidad, nivel de fiabilidad y problemas con proveedores, a partir de este análisis se puede establecer su volumen máximo de crédito.
Esto permite definir lo que la empresa está dispuesta a arriesgar con un determinado cliente, así se calculan los riesgos y se evitan pérdidas mayores, incluso inmanejables, en caso que se produzca un impago.
Hacer seguimiento continuo a los clientes para evitar un cobro de morosos innecesario
Los clientes no tienen la misma solvencia económica en todo momento, sus condiciones financieras pueden variar rápidamente, por ello es necesario hacer un seguimiento constante que permita medir su evolución, si un cliente presenta estancamiento o hay un retroceso en su crecimiento, su nivel de riesgo puede aumentar drásticamente.
El seguimiento continuo permite detectar estas situaciones y ayuda a minimizar los riesgos de impagos, ya que al conocer la situación actual de cada cliente, se puede definir su nivel de fiabilidad y establecer su límite de riesgo de acuerdo a su situación actual.
Firmar un contrato con cada cliente
Uno de los métodos más eficaces para evitar impago es establecer un contrato con cada cliente, así si en cualquier momento se produce un impago, será más sencillo reclamar el pago de la factura o facturas pendientes a dicho cliente.
Es necesario que todas las transacciones estén documentadas, para ello se debe contar con un sistema de control de control contable que incluya pedidos, facturación, entregas, forma de pago y los plazos de pago.
Contar con un contrato por escrito, firmado por el cliente, independientemente del formato que se use, permite a la empresa:
Establecer plazos de entrega y condiciones de pago para cada pedido o factura, de esta manera se puede establecer una fecha determinado para su cobro.
Determinar los lapsos de crédito para los clientes nuevos y la forma de ir ampliándolo en función de su capacidad de pago y nivel de confianza; es decir si un cliente paga puntualmente la empresa puede ampliar su margen de crédito o los plazos de pago de las facturas.
Delimitar las responsabilidades de las partes (empresa y cliente) ante inconvenientes que se puedan presentarse como retrasos en la fabricación, en las entregas o en la recepción de los bienes o productos.
Establecer las posibles penalizaciones a las partes por incumplimiento de alguna de las cláusulas, así como un método de resolución para disputas.
Incluir el uso de presupuestos debidamente firmados
No es necesario que se firme un contrato con un cliente cada vez que este realice un pedido, los más conveniente es establecer un contrato base, al que se hace referencia en los párrafos anteriores, en que se aceptan presupuestos.
Esto permite a la empresa realizar un presupuesto para cada pedido del cliente, estos son aceptado por el cliente, quien los firma y los devuelve a la empresa, hay que considerar que en el presupuesto se debe establecer el tiempo de entrega de los productos o de la realización del servicio.
El presupuesto debidamente firmado por el cliente es un documento legal que se basa en un contrato establecido entre las partes y permite tomar cualquier acción en caso de no cumplimiento de pago.
Solicitar provisión de fondos
Cuando se realiza un presupuesto para enviar a un cliente se debe establecer una provisión de fondos, es decir se debe incluir el porcentaje de la cuantía de la factura que debe abonar el cliente, por ejemplo 50% al realizar el pedido y 50% al momento de la entrega o a un número de días establecido (8, 15, 22 o 30).
Incluso muchas empresas solicitan la totalidad del pago al momento de realizar el pedido, esto les permite evitar problemas de impagos, sin embargo cuando se trata de clientes habituales la empresas tienden a tener un mayor nivel de flexibilidad.
Establecer condiciones de venta
En caso de no poder establecer contrato con un cliente, una de las formas de proteger los intereses de la empresa establecer condiciones de venta, las cuales deben ser aceptadas expresamente por el cliente, estas condiciones pueden incluirse en el reverso del presupuesto, del pedido o de la factura.
Se trata de normas que rigen sobre las operaciones comerciales entre la empresa y sus clientes, las cuales son fijadas por al empresa y aplicables a su clientela.
Por supuesto que tales condiciones deben estar ligadas a las leyes y normas que rigen en materia comercial y civil.
Hay que considerar que la mejor forma de proteger los intereses de la empresa es contar con un contrato firmado por el cliente, pero en caso de no contar con él, establecer condiciones de venta es una forma de minimizar el riesgo de impagos.
Solicitar garantías
Una de las formas más eficientes de asegurar el cobro de las facturas y evitar impagos es solicitar a los clientes, especialmente a los nuevos y los que muestran un mayor de riesgo, una garantía o aval de terceros, que garantice el pago en caso que el cliente no lo haga, se puede aceptar avales personales, avales bancarios, sociedades de garantía recíproca, entre otros.
Las garantías son utilizadas desde hace mucho tiempo en el ámbito comercial y financiero, permitiendo a las empresas contar con un mayor nivel de seguridad del cobro de cualquier impago, de hecho cuando hay una garantía de por medio el nivel de pagos es siempre mayor, lo que minimiza los impagos.
Contar con un seguro de crédito
En el mercado actual hay diversas empresas aseguradoras que ofrecen sus servicios para minimizar los riesgos de dar crédito a clientes y aseguran el cobro de las facturas asociadas a dicha operación, para ello se encargan de estudiar el perfil del cliente y definir su nivel de riesgo.
En caso que tengan un nivel de riesgo aceptable, aceptan la cobertura, y en caso de producirse un impago se encargan de cubrir la cantidad de las facturas y hacer la reclamación legal al cliente, por la cantidad de las facturas, los intereses de demora y los gastos legales asociados.
Al contratar un seguro las empresas asumen un costo adicional, pero garantizan el cobro del 100% de lo facturado, lo que puede ser muy ventajoso con clientes nuevos o que representen un riesgo de impago.
Evitar controversias, disputas o litigios que puedan ocasionar impagos
Las empresas que proveen bienes, productos o servicios deben evitar cualquier fallo en su stock al momento de realizar una venta, lo que permite tener una actuación impecable al momento de la entrega del pedido o la realización del servicio.
La empresa debe cumplir con las entregas de productos o la realización del servicio de forma irreprochable, además debe poder demostrarlo en todo momento, ya que al cumplir con los requisitos de plazo de entrega o realización, calidad del servicio, cantidad establecida, calidad y precio se evitan posibles impagos originados por controversias, disputas o litigios con los clientes.
Gestión de cobro proactiva
Mantener una gestión de cobros proactiva ayuda a minimizar el riesgo de impagos, las empresas necesitan de mecanismos ágiles y efectivos que permitan una gestión adecuada del cobro para minimizar los impagos, se trata de generar mecanismos que permitan adelantarse a cualquier suceso mediante una acción adecuada.
Un ejemplo de ello es crear procedimientos para verificar la fecha de vencimiento de cada factura, verificar que este correctamente elaborada y que haya sido recibida y debidamente firmada por el cliente, lo que permite comunicarse con el cliente y confirmar que realizará el pago a tiempo.
Igualmente se puede establecer un sistema activo de cobro, que facilite a los clientes los procedimientos para domiciliar sus pagos por medio de cobros directos a una cuenta bancaria, lo que evita que el cliente tenga que esperar el vencimiento de una factura para efectuar el pago a través de una transferencia.
Los métodos más efectivos son los adeudos directos SEPA es su modalidad básica CORE, que permite realizar el cobro de una deuda debutando directamente de la cuenta del deudor y abonando en la cuenta de la empresa; y el Método B2B, el cual es exclusivo para empresas y autónomos , que permite realizar cobros entre personas jurídicas.
Controlar los saldos vencidos
Las empresas a través de su departamento de crédito debe general mensualmente un listado de saldos vencidos y no vencidos, como medio para verificar y controlar el saldo de cada cliente, esto permite detectar cualquier impago, así como los posibles riesgo de impago, lo que facilita tomar las acciones pertinentes para garantizar el cobro de las facturas
Aunado a ello semanalmente el departamento de cobro de morosos debe realizar un listado de facturas impagadas, para que se puedan realizar procesos proactivos para realizar su cobro, en caso de no poder cobrarlos con estos métodos es necesario tomar otras acciones como pasarlos a empresas especializadas en deudas impagadas o tomar las acciones legales pertinentes.
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