Cobrar facturas a clientes y no morir en el intento, guía y pasos para conseguirlo.
Está claro que en si todo funcionase cómo debiere, no existirían incidencias de cobro. Sin embargo la realidad es que cobrar facturas a veces es una labor de lo más tedioso que puede llegar a suponer auténticos problemas en el desarrollo de la actividad empresarial.
RECLAMAR DEUDA O FACTURA IMPAGADA
Tarifas para cobrar una sóla deuda - Tarifa plana para cobrar varias deudas
De hecho muchísimas empresas y profesionales en nuestro país han visto su actividad seriamente amenazada e incluso anulada debido al impago de facturas.
Es un problema que existe, que está ahí fuera y con el que nos vamos a encontrar. Combatirlo depende de nosotros y cobrar facturas impagadas de forma correcta será una consecuencia directa de cómo hagamos nuestra planificación de cobro.
Por este motivo, hemos desarrollado una breve guía así cómo consejos para cobrar facturas y limitar el impago al máximo ya que el mejor modo de combatir la morosidad, es evitar que éste llegue a llamar a las puertas de nuestro negocio.
Índice del artículo:
¿Qué es el vencimiento de una factura?
¿Cómo cobrar facturas correctamente en plazo?
¿Cuales son los retrasos mas comunes en el cobro de facturas?
¿Cuando aparece el impago en las facturas?
¿Qué es el vencimiento de una factura?
Una factura al emitirse tiene por defecto una fecha de emisión que va asociada a la numeración o a la serie de facturación que vaya aparejada.
Esta es la fecha que en la que cómo acreedores establecemos recibir el pago de nuestros productos o servicios siendo la forma de pago más usual la del giro bancario o cargo en cuenta.
En esta guía vamos a abordar las cuestiones relacionadas con la fecha de vencimiento de una factura ya que es una cuestión bastante desconocida. Es más, por Ley se fijó un plazo máximo de vencimiento para cobrar facturas
Cuando emitimos una factura a un cliente, debemos de crear un asentamiento o anotación en ésta en la que se establezca la forma de pago pactada con el pagador.
Esta fecha puede haber sido pactada previamente con el deudor ya que en los casos en los que exista un pago en el acto por el producto o servicio contratado, no procede vencimiento alguno ya que habría sido abonado en el acto.
Sin embargo, en la gran mayoría de las operaciones comerciales entre cliente y proveedor, la fecha de cobro es a determinado plazo o crédito, según los límites y condiciones establecidos previamente por las partes.
¿Existe una fecha máxima de vencimiento para cobrar una factura?
A pesar de que la Ley contra la Morosidad del 15-2010 establece que existe una fecha máxima para cobrar facturas fijada en 60 días, en la práctica existen formas de pago que llegan incluso a los 120 días desde la fecha de emisión de factura.
Es más, si no existiese una fecha de pago establecida en factura, por defecto la fecha de vencimiento de la factura se establecería en el plazo de 30 días naturales desde la fecha de emisión de ésta.
Este tipo de fluctuaciones de dinero en la caja de la empresas, pueden ser de lo más dañinas para su tesorería ya que en el movimiento de lo que se denomina cash flow puede ser que entre compras a proveedores y cobro de clientes nos veamos atrapados en un problema de liquidez.
Lo más común suele ser que la empresa tiene pendiente de pago determinadas facturas y en el momento que existe algún tipo de retraso o impago inesperado, quizás no se pueda adquirir mercancía o atender otros pagos con proveedores.
Esta es la interminable rueda de compra y venta de materiales y servicios entre clientes y proveedores por lo que la sostenibilidad y viabilidad de este delicado equilibrio depende en muchas ocasiones del cumplimiento en los plazos de pago de facturas y que no surja ningún tipo de contratiempo para cobrar las facturas.
¿Se cumple la ley del vencimiento a 60 días?
Radicalmente no. A pesar de estar este tipo de pago establecido por ley, paradójicamente en el terreno práctico a veces pueden establecerse vencimientos de pago incluso a más de 120 días, cosa que es de lo más desaconsejable.
Sin embargo, ya sea por relaciones personales u otro tipo de factores, a menudo se llegan a acuerdos entre cliente y proveedor para que el pago de las facturas se lleve a cabo en las fechas que se establecen y se pactan entre ambas partes.
A días de hoy, no existe de forma tipificada una sanción regulada por el no debido cumplimiento en el pago de las facturas al vencimiento.
Lo que si existe es la repercusión de intereses de demora que analizamos anteriormente en este artículo mediante el cual podemos calcular de forma fiel cuáles son los intereses que podemos repercutir al cliente en el caso de retrasos en el cobro de nuestra factura.
Por esta razón se recomienda fijar siempre de antemano con el cliente el vencimiento de pago de factura y no dejar que la confianza o relaciones personales se antepongan a nuestro derecho sobre el cobro de facturas ya que este suele ser el principal factor que deriva en el impago de facturas.
¿Cómo cobrar facturas correctamente en plazo?
Tal y cómo hemos analizado en el punto anterior, para cobrar facturas en plazo, en primer lugar debemos de tener establecido un vencimiento por defecto o bien por operación.
También entra en juego la forma de pago que tengamos pactada con nuestro cliente.
Uno de los consejos que siempre solemos hacer es el de ofrecer descuentos por pronto pago a nuestros cliente para limitar al máximo el impago de facturas y que nuestra tesorería se encuentre siempre lo más saneada posible.
Obviamente es posible que en la práctica trabajemos con márgenes de beneficio tan ajustados que nos permitan hacer acciones comerciales de descuento de este tipo por lo que es importante saber cómo limitar los posibles incidencias de cobro y evitar facturas impagadas.
¿Existe alguna fórmula para cobrar las facturas en plazo?
Obviamente no existe ninguna receta mágica para limitar nuestros impagados. La mejor práctica a llevar siempre es la precaución y establecer riesgos comerciales acordes al tipo de cliente y la operación planteada.
Siempre se puede negociar una forma de pago en la que se asuma un menor riesgo de impago por lo que si no conocemos al cliente y no tenemos buenas referencias, querremos reducir al máximo este riesgo.
Por este motivo quizás la mejor forma de evitar este tipo de impagos en nuestras facturas es la de incrementar de forma gradual el riesgo y plazos que concedemos a nuestro cliente basándonos en nuestro histórico de operaciones financieras.
¿Cuales son los retrasos mas comunes en el cobro de facturas?
A pesar de que cada caso es individual y particular, existen una serie de retrasos tipo en el cobro de facturas.
En un mundo ideal, el deudor siempre cumpliría con la obligación de pago de la factura en tiempo y forma y no habría que llevarse a cabo el recobro de la misma ya que estaría pagada a su debido vencimiento.
Sin embargo, la realidad es bien distinta. De hecho se estima que en España unas 3 de cada 10 facturas sufren de algún modo un retraso en su pago que puede derivar en algunas ocasiones en el impago de la misma.
Retrasos involuntarios.
Son aquellos retrasos en el pago de factura que se dan por causas ajenas a la voluntad del cliente. En este tipo de retrasos no existe una voluntad premeditada de crear un perjuicio al proveedor.
Suelen ser circunstancias y situaciones adversas al comportamiento de pago regular del cliente. Pueden ser retrasos de pago derivados de falta de liquidez transitoria o bien debidos a situaciones de propio impago de facturas.
Este tipo de retrasos en el cobro de facturas suele solucionarse de forma amistosa y en plazos de cobro bastante cortos.
Por norma general, es raro que habiendo una voluntad clara de pago por la parte deudora, no exista una solución conciliadora entre las partes para que se llegue a un acuerdo de pago de la factura, incluso fraccionado llegado el caso.
Retrasos voluntarios.
Por el contrario, si el cliente si que de manera premeditada decide no atender al pago de la factura sin que otros factores ajenos a su voluntad hayan intervenido en su decisión, podemos hablar de un retraso voluntario de la factura.
Existen muchas posibilidades de que este tipo de retrasos en el cobro de una factura deriven en el impago de la misma ya que el cliente, ahora deudor, de forma premeditada ha tomado la decisión de no atender al pago de la factura.
También es posible que aunque exista un retraso voluntario de la factura, más tarde ésta se abone y se regularice la posición deudora con el proveedor.
¿Cuando aparece el impago en las facturas?
Tal y cómo hemos visto en el apartado anterior sobre el vencimiento de las facturas, en el momento que se ha producido dicho vencimiento sin que el cliente haya atendido al pago de los productos o servicios contratados, es el momento de hablar de “impago”.
A partir de este momento no vamos a intentar cobrar la factura, sino recobrarla ya que el cobro de una factura se da hasta la fecha máxima de vencimiento, si no se atiende y hemos de recuperar el saldo, no hablamos de cobro, sino de recobro de la factura.
De este modo, a partir de que el vencimiento en el cobro de la factura expire ya estaremos en pleno derecho de ejercer todas las acciones que creamos convenientes para el recobro de la factura y recuperar cuanto antes el cobro de la misma.
La clave de los primeros 60 días.
Existe una ley no escrita que establece que si una factura impagada no se regulariza durante los primero 60 días de gestión amistosa, es más que probable que el cobro de la factura haya de derivarse a un despacho especializado en cobro de deudas o a una empresa de recobro externa.
Estos primeros 60 días o dos meses resultan claves para llevar a cabo una gestión de cobro efectiva desde dentro de la propia empresa.
Es más, en muchos casos, empresas y autónomos cuentan con soluciones de cobro especializadas para que trabajen esta primera fase de la recuperación ya que la despersonalización en el cobro de la deuda a través de un tercero puede ser crucial para la recuperación efectiva de los saldos reclamados.
También te puede interesar:
