A menudo las empresas y profesionales que deciden iniciar el cobro de una deuda a un cliente, no tienen del todo claro cuales son los pasos que han de darse en el procedimiento del cobro de este impago. Para ello, vamos a redactar una pequeña guía que pueda servir de ayuda para tramitar el cobro de esta deuda.
Índice del artículo
1) Comprobar el saldo adeudado
2) Preparar la documentación justificativa
4) Externalizar la reclamación
Comprobar el saldo adeudado.
Uno de los principales motivos de oposición a una reclamación de una deuda es el hecho de reclamar cantidades que no se corresponden con el total real adeudado por la parte contraria.
Por esta razón, es un punto muy importante hacer la comprobación previa a la reclamación de la deuda ya que de ello dependerá en buena parte que podamos cobrar la deuda de forma correcta y sin incidencias en un futuro.
¿Y si la cantidad reclamada no se corresponde con los documentos?
Este caso suele darse cuando ha existido algún tipo de pago parcial durante el primer intento amistoso del cobro de la deuda. Es decir, es posible que de una factura de por ejemplo 1.000€, nuestro cliente nos haya efectuado un pago parcial de 500€.
En ese caso, aunque tengamos la factura cómo documento acreditativo para cobrar la deuda, debemos de reclamar únicamente la parte no saldada de esta factura.
Preparar la documentación justificativa.
Una vez que hemos comprobado el saldo que se nos adeuda, es el momento de recopilar la documentación de nuestra deuda. Para ello debemos tener claro de antemano cuáles son los documentos de que necesitamos disponer para poder cobrar la deuda.
Una vez identificados y catalogados podremos abrir nuestro expediente de cobro fallido a nivel interno. De este modo, tendremos archivado de forma física o virtual un expediente de recobro de este cliente que nos ha producido la situación de impago.
En esta carpeta (recomendamos que sea virtual), debemos de incluir todo el histórico de facturas, emails o cualquier otra información que de cuerpo a nuestro expediente de cara a una mas que probable reclamación de la deuda.
Intento de cobro previo.
A pesar de que existe muy poca formación en las empresas de nuestro país en la reclamación del pago de facturas o del cobro de deudas, es de vital importancia hacer una pequeña toma de contacto con el deudor desde la propia empresa.
Es importante recopilar cuales han sido los motivos o circunstancias que han derivado en el impago de nuestras facturas para poder valorar de este modo si tenemos que dar un paso más o no en la gestión del cobro de esta deuda.
A menudo, con una mera llamada se puede solventar el asunto, si bien es importante saber que tipo de cliente es con el que estamos tratando; No es lo mismo llamar a un cliente que todavía trabaja con nosotros y que nos adeuda una factura, que tratar con un antiguo cliente que ya no nos compra productos y servicios y deducimos una poca o nula intención de regularización del pago de nuestra factura.
Externalizar la reclamación
Llegados a este punto, tenemos claro que desde nuestra propia organización nos va a ser muy difícil o imposible recibir el cobro de nuestra factura impagada.
En este punto, tendremos que seleccionar a la empresa de recobro que más se ajuste a nuestros intereses y presupuesto y decidir que tipo de reclamación de la deuda se desea llevar a cabo.
En Cobratis seguimos el criterio de intentar el cobro de la deuda inicialmente por la vía amistosa, agotando todos los intentos de cobro extrajudicial que la reclamación lo permita y únicamente acudir a la vía judicial para el cobro de la deuda sólo en aquellas ocasiones que sea estrictamente necesario.
De este modo y contando con el supuesto de tener que acudir a una vía judicial, el proceso monitorio quizás sea la vía de cobro de la deuda más sencillo, ágil y efectivo que existe en los tribunales.
Esta vía de cobro se ha adaptado a los estándares europeos y además, recientemente se ha agilizado gracias a a implantación de todo el procedimiento a través de la sede judicial electrónica habilitada ya en todos los juzgados de España.
