Cómo gestionar la reclamación de facturas impagadas
Una contrariedad recurrente en muchas empresas, es la continua reclamación de facturas impagas, una circunstancia que genera problemas en la liquidez y relaciones comerciales. La buena noticia, existen diferentes tácticas para mejorar la situación del cobro de facturas impagadas.
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Qué se entiende por reclamación de facturas impagadas
Para colocarse en contexto, lo primero es definir qué es la reclamación de una factura impagada. Desde una empresa se activa el proceso de reclamación de facturas impagadas, cuando estas no han sido pagadas, luego de pasar el plazo establecido. Es decir, la factura impagada es aquella que no cuenta con el pago acordado antes de su fecha de vencimiento.
El empresario debe recordar el pago, de forma específica y en los mejores términos, para tratar de mantener la relación comercial de confianza con la que ha cedido un plazo de pago para pagar la factura. Sin embargo, un porcentaje importante de clientes, incumplen con sus compromisos de pago e incurren en facturas impagadas.
Cómo tramitar la reclamación de facturas impagadas
Existen diferentes métodos y canales que se usan para dirigir una reclamación de pago de factura impagada, ya que se trata de un proceso de cobro que está reglamentado con sustento legal. La empresa o que emite la factura y vende un producto o presta un servicio está en su derecho de recibir el pago de la factura correspondiente, ya que reclama para mantener la liquidez.
Envío de notificaciones de impago
Es un trámite que cuenta con canales de comunicación efectivos para reclamación de facturas impagadas por vía extrajudicial, abaratar costos, evitar pérdidas de tiempo y obtener mejores respuestas de pago por parte del deudor.
La empresa requiere dejar claro que necesita que la factura pendiente sea pagada cuanto antes y también, probar que el cliente ha sido notificado del importe que debe y de cuáles son las consecuencias de no pagar su deuda. Pero, siempre debe suponerse que el cliente no ha pagado por un error o descuido y redactar los recordatorios de pago, de la forma más adecuada.
Incluir datos precisos de la deuda
En las notificaciones deben redactarse en tono firme y amistoso, con una redacción donde se incluya fecha, número e importe de la factura pendiente, datos de la empresa y del deudor, incluyendo, NIF. También, deben aclararse las formas de pago proporcionadas y las posibles consecuencias del no pago de la deuda.
Usar todas las vías para notificar facturas impagadas
El cliente con impagos, puede notificarse de su factura impagada por carta de recordatorio de pago, correo, burofax, correo certificado, email o correo electrónico certificado. Son recursos útiles para reclamar el pago de facturas impagadas, que se envían al cliente que ha incumplido con el plazo de pago.
Se recomienda la carta dirigida al deudor, puede enviarse por correo convencional y/o correo electrónico. En los recordatorios de pago de facturas pendientes es favorable usar diferentes vías de reclamación.
Para gestión de cobro más óptima y contar con más elementos probatorios de reclamación de facturas impagadas, se envía por correo certificado o burofax con acuse de recibo, ya que es un recurso amistoso donde detallan las sanciones legales del impago que proceden.
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