¿Cómo se puede cobrar una factura impagada y reclamar su cobro?, sigue estos consejos
En el transcurso de la actividad profesional de cualquier empresa o profesional autónomo, la aparición y existencia de una o varias facturas impagadas de clientes, forma sin lugar a duda parte de la propia rutina del negocio.
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Saber cómo gestionar una factura impagada, cómo prevenirla y de que modo se pueden desarrollar técnicas para limitar de forma notable las incidencias de cobro de este tipo serán algunas de las cuestiones que abordaremos en este artículo para reclamar una factura impagada.
Índice del artículo
1) ¿Cuando se considera una factura cómo impagada?.
2) ¿Cómo evitar el impago de una factura?.
3) ¿Ejemplos de facturas impagadas?.
4) ¿Qué opciones tengo para cobrar una factura?.
¿Cuándo se considera una factura cómo impagada?.
Cuando emitimos una factura por prestación de servicios o venta de mercancías a un cliente, además de contar con una fecha de emisión de dicha factura, también tenemos que disponer por lo general de una fecha de vencimiento.
En el caso de que las facturas haya de abonarse de inmediato, no hay que especificar dicha fecha de vencimiento ya que se sobreentiende que la emisión de la factura lleva de la mano el derecho de pago inmediato de esta por parte del acreedor.
Cuando la factura no ha sido abonada tras la fecha de vencimiento se considera que dicha factura ha resultado impagada y que por tanto ya hemos generado el derecho de recobro sobre la misma.
¿Cómo evitar el impago de una factura?.
A) Cambiar la forma de pago. Esta es una de las soluciones quizás más drásticas pero que mejor resultado suelen dar para evitar que una factura resulte impagada. Generalmente es el recibo bancario el método de pago que mayor número de impagos suele acumular en las empresas por lo que establecer la transferencia bancaria cómo alternativa de pago puede ser una solución eficaz.
B) Limitar el riesgo concedido. Si no deseamos cambiar la forma de pago que otorgamos a nuestros clientes, también podemos optar por asumir un menor riesgo. En este caso para limitar el impago de facturas podemos hacer cargos bancarios más pequeños e ir aumentando el riesgo a medida que el cliente nos demuestre solvencia y ausencia de incidencias de cobro.
C) Usar el cuaderno B2B. Este es un tipo de recibo bancario en el que no existe la posibilidad de impago ya que es firmado por ambas partes en el banco y no da opción a devolución de recibo hasta los 60 días cómo viene ocurriendo en otro tipo de cargos bancario tipo CORE
¿Ejemplos de cobro de facturas impagadas?.
Caso 1) Primer impago registrado por parte del cliente.
En el caso de que este cliente nos haya generado por primera vez un adeudo y nos haya impagado una factura, en primer lugar debemos de ponernos en contacto lo antes posible con éste para averiguar los motivos que han llevado a la devolución de nuestro cargo o el impago de la factura por transferencia bancaria.
Es más que probable que en esta primera toma de contacto gestionada desde dentro de nuestra empresa, podamos solventar la situación de impago de nuestra factura ya que posiblemente se haya tratado de algún tipo de error en administración y nuestra factura pueda ser abonada en breve.
Caso 2) Un cliente con varios impagos recurrentes.
Aún habiendo registrado numerosos impagos de este cliente, desde nuestra propia empresa debemos también ponernos en contacto con la otra parte para saber los motivos de impago de esta factura.
En este caso si que se aconseja que tras la primera toma de contacto se delegue la reclamación en una empresa de recobro que nos pueda orientar para recuperar esta factura impagada y nos ayude para establecer las políticas de cobro de deudas externas en nuestra empresa que podamos necesitar.
Caso 3) Un cliente que nos debe una factura y no nos quiere pagar.
Es posible también que desde nuestra empresa ya hayamos intentado el cobro de una deuda con un cliente y pese a que éste asume y reconoce deber una o varias facturas impagadas, se niega a pagarnos o bien alega que no está de acuerdo con nuestro servicio cómo excusa para no atender al pago de nuestra factura.
RECLAMAR DEUDA O FACTURA IMPAGADA
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En estos casos siempre se recomienda externalizar el cobro de la factura con una empresa de cobro de morosos o un despacho de abogados especializados en cobro de deudas que sean quienes tutelen nuestro asunto y recuperen para nosotros la factura que haya sido impagada.
¿Qué opciones tengo para cobrar facturas impagadas y recalamar su cobro?
A diferencia de lo que se suele pensar, no es necesaria la contratación de un abogado para el cobro de facturas impagadas. Existen unamultiud de servicios de recobro de impagados especializados con soporte jurídico para el cobro de deudas, facturas y recibos impagados.
Cobratis es una de las mejores empresas de recobro que existen en la actualidad en nuestro país ya que es un gabinete jurídico en cobro de deudas y gestión de impagados a través del proceso monitorio.
Conclusiones.
Siempre debemos de intentar resolver el conflicto de impago de nuestra factura de un modo amistoso pero si no nos es posible, debemos de contar con políticas de recobro de deudas que nos ayuden en nuestro día a día en el cobro de facturas que resulten impagadas ya que este es casi tan importante cómo tener una buena cartera de clientes.
¿Cómo cobrar facturas y reclamar efectivamente?
El impago de facturas es uno de los factores más perjudiciales para todas las empresas y negocios, debido a que generan grandes volúmenes de pérdidas, por este motivo es necesario contar con un sistema de facturación adecuado para asegurar se puedan cobrar las facturas, garantizando que los clientes cumplan puntualmente con los pagos relacionados a sus servicios y productos.
Aunque la mayoría de consumidores cumplen con todos sus pagos responsablemente, lo cierto es que existe un porcentaje minoritario de clientes que busca retrasar de forma voluntaria la cancelación de sus facturas o simplemente se rehúsa a pagar sus deudas, así que es importante estudiar adecuadamente a cada cliente antes de realiza la una venta a plazos.
¿Qué debe tener una factura?
Es importante mencionar que toda factura requiere incluir información específica del cliente y del negocio que la emite para poder contar con validez legal, así que estas deben contar con el nombre completo, el número telefónico y el correo electrónico del cliente, además debe incluir el nombre, el riff y la dirección del negocio.
También deben incluir información relacionada a la transacción, por lo que es fundamental agregar la fecha y la hora de la venta, y el monto específico, de la misma manera el negocio o empresa deben tener un registro ordenado de todas las facturas de sus clientes para llevar a cabo el procesos de cobrar facturas en forma más eficiente.
¿Qué hacer en caso de impago de facturas?
Antes de reclamar cualquier impago es importante corroborar toda la información proporcionada por el cliente, ya que una factura con datos erróneos puede retrasar considerablemente el proceso de cobro o incluso invalidar el compromiso por parte de los clientes, así que es importante revisar todas las cifras antes de elaborar este tipo de documentos.
En caso de intentar cobrar facturas por medio de un procedimiento legal es necesario guardar toda la información y documentación relacionada, además es indispensable tener un control de la fecha y la hora en que se mantuvo comunicación con el cliente, por otro lado se debe registrar el nombre de la persona con la que se habló.
Al mismo tiempo, es necesario elaborar un resumen detallado de la conversación con el deudor, para dejar una constancia detallada de que se llevó el procesos de cobrar facturas de manera adecuada, y enviar una copia a la persona con la que se mantuvo comunicación, para tener la posibilidad de comprobar lo todo el proceso.
Cabe destacar que los primeros avisos para cobrar facturas deben realizarse vía correo electrónico o mensaje de texto desde la cuenta oficial de la empresa, por su parte la empresa puede notificar al cliente desde el primer día, o incluso cuando se aproxima la fecha máxima de pago para evitar este tipo de inconvenientes.
Cuando los clientes no cumplen con sus responsabilidades luego del primer de cobrar facturas, la empresa tiene la posibilidad de llamar directamente para notificarles su deuda, no obstante es fundamental asegurarse de hablar con la persona indicada, o de lo contrario llamada no será válida.
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