¿Cómo gestionar el cobro de clientes con impagos?
Para contar con una gestión eficiente para el cobro de clientes con impagos, se requiere de tener consciente su importancia y dotarse de herramientas básicas y especializadas. La gestión para reclamar impagos, es un proceso útil para que las empresas recuperen las cuentas pendientes.
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Qué es el proceso de reclamación de impagos
La gestión para reclamar los impagos consiste en efectuar una comunicación eficaz para el logro del cobro de las cuentas pendientes o pagos vencidos. Las mejores empresas y negocios cuentan con estrategias actualizadas para gestionar el cobro de sus impagos; incluso para evitar las deudas.
Pasos para el cobro de clientes con impagos
Los negocios suelen acumular cuentas por cobrar que representan deudas de clientes que no han pagado a tiempo los bienes o servicios que han recibido. Es una situación a remediar cuanto antes para recuperar el dinero que se encuentra en modo deuda.
Asegurar que existe un impago
Revisar las facturas y demás elementos probatorios de cobro para verificar que el cliente tiene deuda pendiente. El control de los pagos permite conocer cuándo un cliente no ha pagado su deuda y la precisión sobre los ingresos por ventas o prestación de servicios.
Recordar la obligación de pagar
Si, efectivamente, el cliente ha incumplido con el pago y ha dejado acumular impago, es el momento de recordarle la obligación que tiene pendiente con la empresa. Son recordatorios que pueden ser telefónicos, por vía carta o email. Entre otros medios.
Contar con plan de comunicación para recordar los pagos vencidos en tono educado y directo, en el cual se personalice la comunicación, según el cliente en relación con su historial de pago, el tipo de relación comercial y otros aspectos claves para las empresas. Los mensajes personalizados son más eficaces y obtienen mejores resultados para cobrar impagos.
Los sistemas más actualizados para el cobro de clientes con impagos, cuentan con software especializados que recuerdan a clientes y usuarios, las fechas previstas para pagar sus cuotas de servicios, suscripciones o pago de facturas. Son programas muy efectivos para evitar impagos y mantener un mejor proceso de cobros, ya que se integran a la gestión administrativa.
Reclamar el impago
Cuando los clientes han incumplido con su obligación de pagar y tienen deudas pendientes, no queda otro remedio que dirigirles un recordatorio de carácter informativo, donde se explique detalladamente en qué consiste su deuda, cuándo venció el plazo de su pago y por qué debe pagar cuanto antes.
Implementar recordatorios automatizados: los mensajes programados con recordatorios de pagos vencidos, son notificaciones mediante SMS, email y otros medios que se realizan a través de Apps y permiten personalizar los mensajes y enviarlos según su frecuencia y urgencia. Son recordatorios con plazos precisos y explicación de consecuencias del impago.
Recordatorios en términos administrativos: deben redactarse en un lenguaje respetuoso y claro, se necesita cobrar la deuda y en lo posible, que el cliente pague y continúe siendo parte de la clientela.
El mejor proceso de cobro de clientes con impagos conserva la fidelidad y logra el pago de la deuda, se necesita un tono profesional para conservar buenas relaciones comerciales.
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