¿Cuáles son los mejores software de gestión documental y digitalización certificada de documentos?
El software de gestión documental (DMS – Document Management System), es un medio para organizar y clasificar de manera correcta y óptima a los archivos, expedientes y demás documentos que se necesitan en una empresa o negocio de los sectores públicos y privados, logrando un mejor funcionamiento de las compañías con una única base de datos.
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Es un sistema muy útil en despachos profesionales, asesorías, agencias de viajes, centros médicos, hoteles, medios de comunicación, centros educativos, corredurías y en general en todas las empresas, emprendimientos de autónomos y administraciones públicas, ya que permite crear, clasificar, guardar, recibir y buscar documentos digitales de manera práctica, rápida y eficiente.
Con un software de gestión documental el archivo de facturas, expedientes, presupuestos, proyectos o solicitudes se organizan y pueden compartirse de manera cómoda, con filtros de búsqueda y clasificación por cada tipo de negocio.
Crean archivos documentales con datos relevantes para el desarrollo de una gestión más eficiente y protegida, ya que almacena, busca y recupera documentos digitales de la empresa, manteniendo la información a mano cuando se necesita.
Software de gestión documental actuales y de digitalización certificada de documentos
El software de gestión documental se estructura de forma automática mediante organigramas o mapas conceptuales organizados e indexados a los datos empresariales y permite que los archivos digitales de la empresa puedan buscarse o recuperarse desde cualquier punto conectado al DMS de la empresa y en cualquier momento. Los mejores sistemas DMS de este año, son:
OpenKM
Es un software de gestión documental de código libre que logra agilizar el flujo de trabajo de las empresas eficientemente, protege los datos y controla el ciclo de vida de todos los documentos. Además, cumple con la función de registro, inventario y captura automática de metadatos, colaborando entre usuarios en la búsqueda y pre visualización avanzada mejorando los niveles de seguridad.
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Su uso es de gran facilidad y mejora todas las acciones comerciales, brindando altas expectativas para la creación de conocimiento y mejores métodos para la toma de decisiones de los empleados y el incremento de su productividad. La digitalizacion certificada de documentos cada vez adquiere una mayor importancia.
Es un sistema que cumple con las normas legales vigentes de archivo, auditoría y supervisión y además, facilita protección en litigios para garantizar la continuidad operativa en caso de situaciones de catástrofe, ya que logra documentar todas las actividades de desarrollo e investigación.
Serhs Serveis – DocuGestiona
Es el software de gestión idóneo para que los documentos empresariales estén bajo el control, ya que identifica, localiza y almacena los documentos en un entorno muy seguro. Es el archivo ideal sin papel y con el máximo ahorro en materiales impresos y equipos de impresión.
Es un software de gestión documental que brinda la opción de visualizar, firmar y validar los documentos de la empresa en tiempo real con una App de firma certificada y biométrica.
Permite la descarga masiva de documentos ante amenazas. Además, optimiza las funciones del departamento de recursos humanos y libera espacio en el archivo laboral.
Otra de sus ventajas es la solución Saas que permite el pago por uso, sin una inversión en dinero para iniciar y módulos disponibles para distintas funciones como gestión fiscal, gestión laboral, gestión de tiempo y de gastos y además, portal del empleado.
Micronet Knosys Enterprise
Es un software que permite el procesamiento de un gran volumen de información y la optimización de la gestión de documentos multimedia y textos digitales, ya que aumenta la productividad con su potente motor de búsqueda para localizar datos rápida y fácilmente.
Es un sistema que automatiza la importación y la indexación de los datos en tiempo real, logrando la mayor agilidad en los procesos de búsqueda e intercambio de información y archivos, sin errores y con una mejor comunicación entre los equipos de trabajo.
Addingplus Coordinaplus
Es una plataforma de alto rendimiento que gestiona el flujo de documentación en la nube para gestionar documentos de prevención de riesgos laborales (PRL) desde la coordinación de actividades empresariales (CAE).
Su uso es intuitivo y fácil con gran utilidad para la industria de manufactura, alimentos y bebidas, servicios, transporte, inmobiliarias, obras, retail y otras.
Es un software de gestión documental diseñado para optimizar la gestión de las contratas y subcontratas, para disipar los riesgos con los trabajadores en instalaciones y obras de terceros, cumple con las leyes y reglamentaciones vigentes, validando documentos de manera automática, con respuestas y notificaciones rápidas.
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