¿Cómo reclamar una factura vencida? Pasos y consejos
La Ley 11/2013, de 26 de julio, normativa que regula las medidas de apoyo al emprendedor y de estímulo del crecimiento y de la creación de empleo, establece que las partes pueden acordar un plazo de pago, si este acuerdo no existe, la normativa establece un plazo para el pago de facturas de 30 días naturales contados desde la fecha de emisión de la factura.
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No obstante, la ley establece también que el plazo para el pago de facturas puede extenderse como máximo hasta los 60 días naturales cuando las partes lo acuerden. A partir de ello, se entiende que una factura vencida es aquella que está pendiente de pago y su fecha de vencimiento está fuera del rango acordado con el cliente.
Para las empresas y autónomos acumular impagos es un problema muy serio que puede afectar sus operaciones y nivel de liquidez, por lo que deben tener procedimientos efectivos para reclamar factura vencida. Seguidamente detallamos algunos pasos para realizar este proceso:
Revisar la factura vencida y contactar al cliente
Aunque pueda parecer bastante obvio, el primer paso para reclamar factura vencida, es revisar dicha factura para comprobar que fue correctamente emitida, que el cliente la ha recibido y dispone de todos los datos para realizar el pago, ya que puede ocurrir que el cliente no haya hecho el pago por que la factura tiene un error o no le ha sido enviada.
Luego de comprobar que todo está correcto, hay que comunicarse con el cliente para informarle que tiene una factura vencida y tratar de acordar el pago. Se debe estar preparado para proponer un plan de pagos o dar un poco más de tiempo al cliente, especialmente si se trata de clientes que tienen una buena relación comercial con la empresa.
El objetivo de esta primera comunicación para reclamar factura vencida es que el cliente considere que tiene una deuda con la empresa y que debe pagarla en el menor tiempo posible.
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Reclamar factura vencida por escrito
Si después de hablar con el cliente no se recibe el pago en la fecha acordada, el siguiente paso para reclamar factura vencida es enviar una carta o correo electrónico amistoso, en el que se informe que existe una factura vencida y que se espera que se regularice esta situación lo más pronto posible. En la comunicación deben aparecer todos los datos de la empresa, de la factura vencida y del cliente deudor.
Si este paso tampoco da los frutos esperados, es necesario pasar a la acción para reclamar factura vencida, lo más recomendable es enviar un requerimiento de pago, en el que se inste a pagar de inmediato y se indique que de no pagar la deuda en la fecha estipulada se acudirá a la vía judicial.
La vía para esta comunicación debe ser un burofax, ya que es un medio para probar que se ha reclamado la deuda al cliente, en caso de que tenga que acudir a los tribunales. Vale recordar que el burofax es un medio para envío urgente de documentos que deja constancia que han sido recibidos por el destinatario y sirve como prueba en un proceso legal.
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Conclusión: ¿Necesitas reclamar una factura vencida?
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