¿Qué es la gestión de impagados y en que consiste?
Un impago o impagado se produce cuando una persona física o jurídica no cumple con el pago de una deuda vencida. En el caso de las empresas y autónomos el impago se produce cuando un cliente no realiza el pago de una factura en la fecha acordada, lo que implica que las empresas y autónomos tengan que dedicar parte de su tiempo y recursos a realizar una adecuada gestión de impagados.
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Los impagos se han convertido en un problema grave para muchas empresas, especialmente para las medianas y pequeñas, debido a que afectan su nivel de liquidez y pueden comprometer sus operaciones. Las causas de los impagados en el ámbito empresarial son diversas, entre las principales se encuentran:
Errores cometidos por el acreedor: cuando se producen errores en los procesos comerciales o administrativos asociados a las ventas como errores en la facturación, omitir la emisión de facturas rectificativas o errores al momento de la entrega de los bienes al cliente, pueden ser causas que generan impagos.
Causas imputables al deudor: problemas de liquidez, mala gestión financiera o incluso no hacerlo por voluntad propia o por cometer un fraude son generalmente las causas por las que los deudores no pagan las facturas vencidas. En muchos casos los acreedores deben acudir a empresas especializadas en cobro de deudas para que realicen la gestión de impagados.
Causas imputables a terceros: los impagos pueden producirse por causas que son atribuibles al proveedor o al cliente, por ejemplo, cuando una empresa de transporte no realiza a tiempo la entrega de bienes o lo hace de forma equivocada, también puede ocurrir que el banco procese el pago de forma incorrecta.
Tipos de clientes morosos
No obstante, la mayor parte de los casos de impagos se deben a causas imputables al deudor, por lo que para realizar una adecuada gestión de impagados, es importante conocer el tipo de cliente moroso con el que se trata, para determinar las acciones a seguir para lograr el pago de la deuda. Los expertos en impagos clasifican a los morosos en las siguientes categorías:
Morosos casuales: se trata de clientes que no pueden realizar el pago de la factura vencida debido a una causa concreta, tienen la intención de pagar la deuda, pero tal vez no pueden hacerlo en el momento. La gestión de impagados con este tipo de morosos es más sencilla, generalmente, se logra el pago de la deuda por vía amistosa.
Morosos circunstanciales: tienen la liquidez suficiente para pagar, pero bloquean el pago debido a errores o problemas con los bienes adquiridos. Por lo general, realizan el pago de la deuda una vez se soluciona el problema.
Morosos intencionales: se trata de clientes que tienen un nivel de liquidez suficiente para pagar sus deudas, pero deciden de forma intencional no hacerlo durante el mayor tiempo posible para ver si pueden llegar a no tener que pagar sus deudas.
Morosos negligentes: similares a los anteriores, pueden pagar pero no cuentan con los procedimientos adecuados o no se preocupan por sus deudas. Utilizan su liquidez para realizar otros gastos en vez de saldar sus deudas.
Morosos despreocupados: habitualmente, llevan una gestión administrativa desorganizada, al punto que no saben que tienen deudas vencidas por pagar. Tienen la voluntad de pagar y generalmente lo hacen cuando se dan cuenta del impago, la gestión de impagados con este tipo de clientes también puede hacerse por vía amistosa.
Morosos crónicos: se trata de clientes que utilizan el impago como un medio a su favor, manejan el retraso en el pago como una estrategia y buscan cualquier tipo de justificación para retrasar o no pagar las facturas vencidas.
Luego de identificar el perfil del cliente moroso se debe iniciar el proceso de cobro de las facturas vencidas para lograr el pago de la deuda en el menor tiempo posible, los expertos en gestión de impagados recomiendan seguir estos pasos: .
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Reunir todos los documentos que demuestren la existencia de una deuda vencida
Para iniciar la gestión de impagados debe existir una deuda, que debe cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 812.1 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, en caso de que el acreedor deba acudir a la vía judicial, por lo que la deuda debe ser:
Dineraria: su valor debe estar expresado en una moneda de uso corriente, generalmente en euros.
Líquida o determinada: una deuda debe poder determinarse, es decir, debe ser cuantificable.
Vencida: se considera como vencida aquella deuda en la que el plazo para su abono ha ocurrido.
Exigible: no debe existir ningún impedimento legal para su reclamación.
La deuda debe ser acreditada a través de:
Documentos de soporte físico o electrónico que cuenten con la firma, sello, firma digital o cualquier impronta o marca del deudor.
Albaranes de entrega, facturas, certificaciones, burofax o cualquier documento que pueda acreditar la deuda.
La documentación necesaria para el cobro de una deuda debe demostrar que el cliente hizo un encargo al acreedor, constando además que se acordó un precio de cambio de los productos o servicios suministrados.
Luego de reunir los documentos que demuestran la existencia de la deuda se puede iniciar la gestión de impagos, los expertos recomiendan iniciar el proceso por vía amistosa y en caso de no lograr resultados satisfactorios, se debe acudir a la vía judicial.
Una de las formas más efectivas para lograr una gestión de impagados exitosa en contratar los servicios de una empresa especializada en recuperación de impagados, para que se encargue de todo el procedimiento a nombre del acreedor, quien de esta manera no tendrá que invertir su valioso tiempo en estas gestiones, pudiendo dedicarlo a las operaciones de su negocio.
Toda gestión de impagados debe iniciar con un acercamiento amistoso con el cliente moroso para tratar de conciliar el total adeudado. Se trata de un paso muy importante para poder realizar posteriormente la reclamación de la deuda por la vía judicial, por lo que debe quedar constancia de estos trámites, por lo que se recomienda realizar las comunicaciones por vía burofax.
Se puede también enviar documentos al cliente vía correo electrónico o correo postal en los que se le recuerde la deuda y su fecha de vencimiento, es necesario enviar copia del documento o contrato con la información relativa al pago.
Cuando se realiza esta fase de conciliación se puede utilizar algunas técnicas para lograr atraer la atención del cliente moroso dándole algunas posibilidades favorables para que pague la deuda
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Opciones en la gestión de impagados
Una técnica utilizada en la gestión de impagados es ofrecer alternativas de pago al cliente moroso, se busca con ello facilitarle las cosas, se puede por ejemplo, permitir que el pago se realice a plazos o aplazar la fecha de vencimiento. En cualquier caso, es importante que el deudor firme un contrato de reconocimiento de deuda, para que quede una constancia por escrito.
Esta técnica ha mostrado ser muy efectiva cuando se trata de morosos casuales, despreocupados o circunstanciales.
Pactar una quita de deuda
Se puede pactar con el deudor una quita de deuda, un acuerdo amistoso, que permite reducir la totalidad de la deuda a cambio de cobrar el resto de inmediato o en muy corto tiempo. Al optar por esta vía se debe saber que tendrá que condonarse una parte de la deuda, lo que se conoce como quita.
El acreedor puede determinar la cantidad que está dispuesto a rebajar y deberá formalizarlo por escrito, de esta forma quedará constancia de ello, como parte de la gestión de impagados. Esta técnica permite cobrar una parte importante de la deuda, pero evita la incertidumbre de no concretar su cobro.
Esta técnica se emplea generalmente con clientes que son morosos casuales y atraviesan problemas de liquidez, como una forma de recuperar una gran parte de la deuda y simplificar la gestión de impagados, evitando ir a otras instancias.
Incluir al deudor en un fichero o lista de morosos
Sí no se obtienen los resultados esperados por la vía amistosa o conciliatoria, es necesario que como parte de la gestión de impagados se asuman acciones más contundentes como incluir al deudor en un fichero de morosidad, que tienen por función compartir información sobre personas físicas y jurídicas que tienen impagados y se consideran como morosos.
Se consideran como un medio de presión, ya que al publicarse las listas se hace evidente la deuda y la condición de morosos, por lo que su reputación queda en entredicho y además al estar incluidos en cualquiera de los ficheros de morosidad se tiene dificultades para acceder a diversas formas de financiación.
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Acudir a la vía judicial en la gestión de impagados
Cuando no se logra cobrar la deuda por vía amistosa, se hace necesario continuar con la gestión de impagados por vía judicial, la opción más viable es el procedimiento monitorio, un proceso sencillo y expedito que permite agilizar el cobro de las deudas.
El procedimiento monitorio tiene la ventaja de ser sencillo y brindar muy buenos resultados, cerca del 80% de los procedimientos culmina sin ninguna complicación.
No obstante, para realizar una adecuada gestión de impagados por esta vía es recomendable contar con el apoyo de especialistas.
Por supuesto, como ya se ha mencionado para acudir a un procedimiento monitorio la deuda debe ser dineraria, líquida, vencida y exigible.
Además, se debe contar con todos los documentos que la acrediten.
Para iniciar el procedimiento monitorio, es necesario presentar una petición ante el juzgado que corresponda al municipio donde tiene su residencia el deudor, dicha petición debe incluir:
Juzgado al que se dirige la petición.
Datos del acreedor: DNI, nombre completo y domicilio, en caso de ser una empresa se debe incluir los datos del representante legal.
Datos del deudor: (mismos datos que para el acreedor).
Cuantía de la deuda.
Motivos de la reclamación: generalmente impago de una factura.
Documentos que justifican la existencia de la deuda.
Luego de ser admitida la petición, se notificará al demandado y se le instará a pagar la deuda, el deudor podrá optar por:
Pagar la deuda de forma voluntaria
Es la opción que hace más sencilla la gestión de impagados, ya que al realizar el pago de la deuda. El juez procederá a archivar el procedimiento, quedando saldada la deuda. En este caso si el acreedor ha incluido al deudor en fichero de morosos, debe solicitar que sea dado de baja, ya que realizó el pago de la deuda.
Desobedecer el requerimiento de pago sin oponerse
El deudor tiene un plazo máximo de 20 días para realizar el pago de la deuda u oponerse a ella, si no realiza ninguna de estas dos acciones se dará fin al procedimiento monitorio, dando lugar a la gestión de impagados por vía ejecutiva, que implica que los bienes del deudor serán embargados para satisfacer la deuda.
Hay que considerar que en este caso se presentan diferencias en función de la cuantía de la deuda reclamada:
Si la cuantía es menor de 2.000 euros se puede interponer la demanda de Ejecución de Títulos Judiciales sin estar representado por abogado ni procurador.
Si la deuda supera esta cantidad es obligatorio contar con abogado y procurador.
Oponerse a la deuda
En este caso, la gestión de impagados entrará en una fase, debido a que el procedimiento monitorio se dará por finalizado, dando paso a dos posibles opciones:
Sí la deuda es menor a 6.000 euros se realizará un Juicio Verbal el acreedor en menos de 10 días, luego de que el deudor presente su oposición, debe ratificar la demanda, ampliando la información y las pruebas que sustentan su petición. Sí el juez da la razón al acreedor, se podrá iniciar la vía ejecutiva para el cobro de la deuda.
Sí la deuda es superior a los 6.000 euros se realizará un Juicio Ordinario, el acreedor tiene un mes para presentar una nueva demanda, el deudor dispone de 20 días para responder, seguidamente el juez convoca a las partes a una audiencia previa, en la que se deben presentar las pruebas y se realiza un debate del caso. Luego se celebra el juicio. Si la sentencia es favorable al acreedor se iniciará entonces la vía ejecutiva.
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