¿Cómo contabilizar facturas pendientes, impagadas o previas al cobro o deudas?
Para llevar las cuentas del negocio al día, es importante contabilizar facturas y registrar los nuevos cobros del cliente, con el fin de introducir los cobros o pagos en caja, para lo cual se debe habilitar una cuenta bancaria exclusiva, para configurar la administración de forma ordenada y realizar los registros de manera sistemática, pudiendo contabilizar impagados.
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La mejor forma de contabilizar facturas
Cuando se tiene un listado de facturas se puede contabilizar deudas, ya que en el sistema solo aparecen las facturas que se registren. Cuando las facturas se guardan sin contabilizar, no aparecen en el listado. Pero, se registra el cobro pendiente y luego, su factura a pagar, de manera sencilla y sin inconvenientes.
Por otra parte, cuando se registran las facturas de la clientela, es necesario también registrar los cobros. Pero, hay que destacar, que en el listado aparecen solo las facturas contabilizadas, con las cuales se genera el registro del cobro. En el listado aparece la línea donde se pueden incluir los cobros parciales del cliente, rellenando manualmente cada uno de los importes.
Al igual, cuando se tienen facturas almacenadas que no se han contabilizado, la opción más sencilla es introducir de manera manual la información, usando el campo editable, en las columnas tanto de debe con el importe del cobro, como de haber con el mismo importe.
Para registrar un cobro o deuda pendiente, se debe estar seguro que se trabaja con la cuenta respectiva y luego, ir a la columna de asientos para seleccionar el ejercicio contable que se necesite contabilizar, hacer el registro, para su contabilización o asiento como deuda y al ser liquidada, en la opción de nuevo pago.
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Cómo contabilizar impagados
Para contabilizar impagados se opta por listado y se coincide con selección, por lo que se regresa al asiento de cobro, donde están los datos de importes, para completar el concepto correspondiente a la factura. También, se puede añadir documento o justificante, de ser necesario. Al completar los campos requeridos se guardan los registros de contabilizar facturas, para que queden actualizados en el asiento de cobro del negocio.
Para contabilizar impagados, también se registran en la opción cobro, donde se debe facilitar la fecha de cobro respectiva, con la cual se puede posteriormente seleccionar con el ícono de búsqueda de lista. Se selecciona en la opción factura y se despliegan las facturas pendientes por pagos.
Cómo contabilizar deudas
Por su parte, las cuentas a pagar de parte de la empresa, suelen ser los pagos que se realizan a los proveedores y son vitales para mantener la operatividad del negocio y la contabilidad de las compañías, ya que se convienen plazos para pagar bienes o servicios. Son cuentas que necesitan de registro para contabilizar deudas y facturas que entran y deben registrarse como pasivos pendientes de pago y al liquidarse o pagarse, dichas facturas se archivan.
Las cuentas por pagar se deben registrar al momento de emitir una factura de pago, por concepto de servicios o productos y deben registrarse como pasivos, pendiente de pago o por liquidar, bien sea en el libro mayor general o en el auxiliar de cuentas por pagar.
Pueden ser cuentas por pagar comerciales y forman parte del inventario o cuentas por pagar por bienes o servicios que se consideran gastos y son variados. Ambas constituyen una forma de crédito donde los proveedores permiten que se pague un producto o servicio luego de que se reciba y generan los derechos de cobro, respectivos.
Por las cuentas a pagar, de igual forma se recibe una factura, vía electrónica o por correo convencional, para que proceda a pagar la deuda, en los términos y el tiempo establecido en el crédito.
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