¿Cómo cobrar recibos impagados? Guía, pasos y soluciones
El recibo bancario se ha convertido en uno de los instrumentos que más se utiliza actualmente para operaciones de pago y cobro, desde hace varios años ha sido utilizado por empresas que proveen servicios públicos como teléfono, electricidad, agua, entre otras. Gracias a las ventajas que ofrece muchas empresas lo han incorporado en sus operaciones.
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Sin embargo, cobrar recibo bancario puede convertirse en un problema, ya que la devolución de los recibos bancarios se ha convertido en una de las formas de cobro más comunes, debido a que las normativas de la Zona Única de Pagos en Euros (SEPA) permiten a los deudores realizar la devolución del cargo hasta 60 días contados desde el momento que el giro en cuenta se hizo efectivo.
Antes de ahondar en el tema de cómo cobrar recibo bancario impagado, conviene aclarar su concepto, así como las ventajas y desventajas presenta
Recibo bancario, ventajas y desventajas
El recibo es un documento emitido por la empresa que va a realizar el cobro y es cedido a un banco o entidad financiera para que lo debite, a través del Sistema de Compensación Electrónica, de la cuenta que el deudor ha indicado o autorizado y sea abonado en la cuenta de la empresa. Un recibo bancario incluye diferentes datos importantes, entre los más resaltantes tenemos:
Nombre del banco o entidad financiera en la que se cargará el recibo.
Fecha en la que se realiza el cargo en la cuenta indicada por el pagador.
Fecha operación en la que se ha realizado el cargo en la cuenta del pagador.
Número que identifica al recibo.
Nombre de la empresa que ha puesto en circulación el recibo, es decir quien lo cobra.
Número de Identificación Fiscal (NIF) de quien emite el recibo, es decir la empresa o particular que realiza el pago.
Nombre de la persona física o empresa que realiza el pago.
Datos de la operación realizada, se detalla los productos o servicios pagados con el recibo bancario.
Identificación del banco y la sucursal donde se pone en circulación el recibo.
Fecha en que se realiza el cargo de manera efectiva en la cuenta deudora (Fecha valor).
Cuantía del recibo.
Código de la cuenta del cliente donde se abonará la cuantía indicada.
Al elaborar un recibo es importante que contenga todos los datos necesarios, para evitar inconvenientes al cobrar recibo bancario, ya que si falta un dato que sea importante puede ser rechazado al momento de intentar cobrar el recibo y habría que hacerlo nuevamente.
Formas de emisión del recibo bancario
El recibo bancario se emite digitalmente, sin que sea necesaria la intervención del librador o emisor para que sea puesto en circulación debido a que no requieren de firma autógrafa. Las normativas del SEPA permiten dos formas de emisión de recibos:
Core Direct Debit: es un adeudo directo que se realiza en la cuenta del deudor, el banco parte de la base de que el acreedor cuenta con el consentimiento para realizar dicha operación. El mandato para el cobro no se comunica al banco, ya que es archivado por la empresa acreedora. El deudor dispone de un periodo de 8 semanas (60 días) para realizar la devolución de recibos autorizados y de 13 meses para los no autorizados.
Business to Business Direct Debit (B2B): la empresa acreedora debe entregar al banco del deudor la autorización entregada por éste para que pueda proceder al cargo en su cuenta. No presenta posibilidades de devolución, por tanto no se producen impagos.
Sin embargo es una modalidad cuyo uso no se ha extendido demasiado, debido que el proceso para su formalización es bastante tedioso, ya que ambas partes deben firmar físicamente un contrato en el banco, lo que resulta poco práctico para las empresas que trabajan con varios clientes.
Algunas ventajas y desventajas de cobrar recibo bancario
Cobrar recibo bancario ofrece muchas ventajas a las empresas, entre las principales encontramos:
Permite una adecuada planificación de los flujos de caja, las empresas pueden saber qué día exactamente abonar el pago sus clientes.
Los cobros se realizan de forma directa y recurrente en una cuenta bancaria, sin ningún tipo de incidencias, como puede ser la caducidad de las tarjetas bancarias.
Es un medio de pago que ofrece un alto nivel de seguridad tanto a la empresa como a los clientes al momento de cobrar recibos.
Cobrar recibos se ha convertido en un método muy aceptado por los clientes, de hecho más de 45 % de las operaciones en España se realizan a través de este medio de pago.
Cobrar recibo bancario es un medio aceptado por los países miembros de la Unión Europea (UE).
Ofrece costes muy bajos tanto bancarios como administrativos, ya que se realiza a través de procesos automatizados, además al cobrar recibo bancario se elimina el problema del float.
No obstante cobrar recibos tiene algunas desventajas, la principal es que al igual que sucede con las transferencias no queda ningún respaldo como en el caso de pagarés o cheques. Por lo que en caso de que se presenten recibos impagados es necesario documentar la operación de crédito.
Proceso para cobrar recibos impagados
La devolución de recibos bancarios se ha convertido en una forma de impago más recurrentes, debido a que el deudor puede realizar la devolución del cargo hasta 60 días desde el momento que el giro en cuenta se haga efectivo, por lo que muchas veces cobrar recibo bancario tiende a complicarse y obligan a la empresa a buscar apoyo y asesoría externa para lograr cobrar recibos impagados en forma exitosa.
Cobrar recibo bancario acarrea además una serie de gastos de devolución que al proceder a cobrar recibos impagados deben ser incluidos y se adicionan al total de la deuda reclamada.
Las deudas por recibos impagados suelen presentarse mayormente en empresas de servicios, en ciertas ocasiones son adeudos recurrentes y por disconformidad el deudor hace la devolución del recibo bancario. No obstante, si existe un mandamiento de pago aceptado por el deudor, el impago de recibos puede ocasionarles distintos problemas, ya que la empresa procederá a cobrar recibos impagos por cualquier vía.
Incluso puede tener problemas con el banco si se demuestra que la devolución del recibo es improcedente y se ha actuado de forma ilegítima. Además al momento de cobrar recibo de banco impago la empresa con quien tiene la deuda le sumará todos los gastos que implican este procedimiento.
Reunir la documentación que compruebe la existencia de la deuda
Para iniciar el proceso de cobrar recibos impagos es necesario reunir toda la documentación que justifique la existencia de la deuda. Para ello se recomienda abrir un expediente de recobro para cada deuda el cual puede ser físico o virtual en función del tipo de documentos con que cuente la empresa para soportar la deuda.
En la carpeta, la cual por lo general es virtual, se incluye el histórico de las facturas, correos electrónicos, notificaciones, así como cualquier información asociada a deuda, para cobrar recibo bancario la empresa acreedora debe contar con la factura, albarán u otro documento que demuestre la existencia del impago, así como el detalle de cuenta dónde se refleja el impago.
Este extracto de cuenta refleja también los gastos de devolución bancaria, los cuales deben ser incluidos en la cantidad que se va a reclamar. Con todos estos documentos se puede realizar el cálculo de la cuantía total de la deuda a reclamar.
Intentar cobrar recibos impagados de forma amistosa
Antes de tomar la vía judicial para cobrar recibo bancario impagado es recomendable realizar un intento de cobro por vía amistosa, un representante de la empresa debe contactar al deudor para tratar de llegar a un acuerdo que permita el pago de la deuda en corto tiempo.
Es importante comunicarse con el cliente para conocer los motivos que causaron el impago, esto ayuda saber qué camino tomar en la gestión para cobrar recibos impagados. A veces una llamada o una reunión con el deudor pueden ayudar a solventar la situación.
Buscar ayuda profesional para cobrar recibo bancario impago
Generalmente las Pymes no cuentan en su plantilla con personal especializado en recobro de deudas, además su personal administrativo no puede descuidar sus tareas cotidianas para dedicarse a ello, por lo que la mejor solución es buscar ayuda profesional para cobrar recibo bancario impago.
Los bufetes de abogados y empresas especializadas en cobro de deudas inicialmente intentan cobrar recibos impagados por vía amistosa, intentan llegar a acuerdos con el deudor para que pueda pagar la deuda de forma amistosa, si esta vía no es fructífera, acuden a la vía judicial para cobrar recibo bancario.
En caso de tener que acudir a la vía judicial optarán por el proceso monitorio, por ser la vía ágil y sencilla para el cobro de una deuda a través de los tribunales competentes. El proceso monitorio en España cumple con todos los estándares establecidos para los países miembros de la UE, lo que la hace la mejor opción para cobrar las deudas por vía judicial.
Vale mencionar que en todos los juzgados de España se puede realizar todo el proceso monitorio a través de la sede judicial electrónica.
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